日本物理学会領域 12 運営委員 (旧: 世話人) Tips 集

領域運営委員マニュアル
（2014/9/9 version)

注意：
このマニュアルは、あくまで運営委員 (旧: 世話人) が仕事の全体像と具体的手順を把握するために作成された非公式なものです。書類の送付時期、処理方法などは変更される可能性が多々あります。

A1. 以下の通りです。

学会のプログラム編集会議（年２回）
会場使用アンケート（年２回、領域全体でとりまとめ、取りまとめる運営委員は Q3. 参照）
・プログラム校正（年２回、領域全体でとりまとめ）
学会論文賞推薦（年１回）
招待講演の企画（新任の運営委員の仕事）、又はシンポジウム企画
分科のインフォーマルミーティングの開催申し込み(取りまとめる運営委員は Q4. 参照)
分科の次期運営委員の選定と物理学会への連絡
その他

WEB管理（領域12の運営委員・領域代表で持ち回り）
分科・領域・学会に関わるメールなどによる不定期の議論
（例：次の学会で分科のインフォーマルミーティングを行うか否か）

年間スケジュールとして書くと

1 月	プログラム校正 (前年暮れのプログラム編集会議に対する)
2 月	特に用務はなし
3 月	☆年次大会会場で待機 (出来る限り。突然座長が来れなくなった場合などに備え) インフォーマルミーティング
4 月	招待講演企画 (新人運営委員) 又はシンポジウム企画次期運営委員 (この年の 10 月から) を学会に連絡 (古株運営委員)
5 月	会場使用アンケート (取りまとめる運営委員は Q3. 参照) インフォーマルミーティング開催申し込み (実施する場合、取りまとめる運営委員は Q4. 参照)
6 月	プログラム編集会議
7 月	プログラム校正
8 月	特に用務はなし
9 月	☆秋季大会 → 年次大会と同様
10 月	招待講演企画 (新運営委員) 又はシンポジウム企画次期運営委員 (次の年の 4 月から) を学会に連絡 (古株運営委員) 学会論文賞推薦 (分科内でのアンケート＋推薦書の学会への提出)
11 月	会場使用アンケート (取りまとめる運営委員は Q3. 参照) インフォーマルミーティング開催申し込み (実施する場合、取りまとめる運営委員は Q4. 参照)
12 月	プログラム編集会議

Q2. 「プログラム編集会議」とは具体的にどんなことをするのでしょうか？

A2. プログラム編集会議では、運営委員が物理学会事務局のある機械振興会館に出向き、領域ごとにテーブルに分かれて顔をつき合わせながら次の学会のプログラムを作成し、学会に提出します。具体的な手順は以下のようなものです：

運営委員が該当領域のテーブルに着くと、各講演の申し込み票（タイトル、講演・共著者、キーワード、要旨が記載）を束ねたものが用意されている（すでに第一キーワードで分類済み）。申し込み票を、その第一キーワードがどの分科に該当するかに応じて分科に割振る。
各分科ごとに、講演の総数を数え何セッション必要かを決める。
あらかじめ領域12が確保している会場を、上記2の結果に基づき、各分科に割り当てる。
この時、

ある分科の招待講演や特別講演の裏は出来るだけ空ける（領域内の運営委員で相談）、
シンポジウムや招待講演で、他の領域と合同開催のものは、領域間の調整を行う（他領域の運営委員や領域代表と相談）、

といった配慮をする。

分科ごとに、プログラムを作成する（個人作業）。キーワードや要旨に基づいて講演の順番を決定し、配布されている用紙に記入する。また、セッションの前半・後半それぞれの座長候補（それぞれ第1から第3候補まで必要）も決定し用紙に記入する。例えば、あるセッションの前半の座長候補は、そのセッションの後半の講演者や共著者になっているスタッフから選ぶ（大学院生は避ける）。

なお、プログラム編集会議前に学会事務局より講演申し込みの一覧が送られてくるため、事前にセッションの割り当て等を行っておけば当日の作業をスムースに行うことができます。

Q3. 「会場使用アンケート」は具体的にどんなことをするのでしょうか？

A3. 次の学会において領域として確保しておきたい会場数を学会に知らせます。具体的には、 5月（秋季大会用）と11月（年次大会用）に、次の学会での会場手配に関する書類が各運営委員の元に送付されてきます。領域12の運営委員がメールなどによってどの日程に・何会場必要であるかを相談し、領域としての希望を取りまとめ責任者（運営委員または領域代表から選ぶ）が学会の担当部門に連絡します。基本的には、過去の学会と同じだけの会場数・日数が確保されていればいいのですが、可能なら他の分科に迷惑が掛からない範囲で少し多い目に確保した方がいいかもしれません。（例えば、最終日の午前までで講演が終わると予想されても午後も押さえておくとか。）また特別講演や招待講演を行う場合は、それを学会期間の中心にもってくる、といった配慮をする必要があります。
会場手配は、例年、会場１（口頭１００名）＋会場２（２００名）を４日間、ポスター会場３、会場４を異なる日に半日取っています。このため、何か強い要望が無ければ、ポスターの日を確定すれば日程が決まります。

「会場使用アンケート」は Q4. の「インフォーマルミーティング開催申し込み」と同様です。以下の順にローテーションします。

運営委員:	生物物理	(2013 + 3n 年 10 月～ 2014 + 3n 年 9 月)
	ソフトマター物理	(2014 + 3n 年 10 月～ 2015 + 3n 年 9 月)
	化学物理	(2015 + 3n 年 10 月～ 2016 + 3n 年 9 月)
	...	( n = 0, 1, 2, 3, …)

注意：他領域との合同セッションを行う場合は調整が必要です。ガラス合同セッションに関しては、インフォーマルミーティング議事録2010年3月の審議事項４の通り、化学物理の運営委員が隔年で担当。

Q4. 「インフォーマルミーティング開催申し込み」は具体的にどんなことをするのでしょうか？

A4. 皆の意見を聞いて開催日を決め、それを学会の担当部門に連絡します。したがって、プログラム編集会議前におこなっておくことが望ましいですが、なんらかの理由によりプログラム編集会議前に連絡がなされなかった場合にも、その後、学会から申請者にメールがあり、そこで日程の調整が可能ですので、そこで再度全員に日程について確認し、もし変更が必要な場合には申請者が学会に連絡します。インフォーマルミーティングの日程のメールは申請者にのみ送られますので、皆への周知は申請者がしなければなりません。お気をつけ下さい。なお、これまで一番多く開催されてきたのは、学会２日目の昼休みの時間帯です。

「インフォーマルミーティング開催申し込み」は Q3. の「会場使用アンケート」と同様以下の順にローテーションします。

運営委員:	生物物理	(2014 + 3n 年 10 月～ 2015 + 3n 年 9 月)
	ソフトマター物理	(2015 + 3n 年 10 月～ 2016 + 3n 年 9 月)
	化学物理	(2016 + 3n 年 10 月～ 2017 + 3n 年 9 月)
	...	( n = 0, 1, 2, 3, …)

Q5. 「プログラム校正」とは具体的にどんなことをするのでしょうか？

A5. 1月及び7月に学会からから各運営委員に、編集会議に基づいて作成されたプログラムの第０版が送付されてきます。運営委員は担当部分の校正を行い、訂正箇所を校正責任者（プログラム編集会議で決定してある運営委員または領域代表）に知らせます。責任者は訂正箇所を領域全体でとりまとめ、学会（の担当部門）に報告します。

Q6. 「学会論文賞推薦」とは具体的にどんなことをするのでしょうか？（ソフトマター物理分科の例）

A6. 10月頃、学会から各分科の運営委員2人のうち古い方（4月から担当している）に、学会論文賞推薦の書類が送付されてきます。「ソフトマター分科の慣例」として、メーリングリスト(*)を用いてそのことをアナウンスし、推薦候補論文を募集します。2人の運営委員が、メーリングリストからの意見を参考にて、ソフトマター分科からの推薦論文を決定し、推薦書を作成し学会に送ります。

(*)現在は、首都大の好村さんがボランティアで運営されている soft_matter　＠　ml.tmu.ac.jp を用いています。

Q7. 「シンポジウム、招待講演の企画」とは具体的にどんなことをするのでしょうか？

A7. 次の学会における招待講演、又は、シンポジウムの企画を立て、企画書を作成し学会に提出します。提出された企画は、領域代表が集まる「物性分科プログラム委員会」で審査された後選択の可否が決定されます。
次の学会にシンポジウムの企画を出すか招待講演の企画にするか、あるいは、シンポジウムの場合、その内容をどうするかなどは、あらかじめ分科および領域のインフォーマルミーティングで議論しておきます。

シンポジウムを企画することになった（なっている）場合：
運営委員がシンポジウムのタイトルと内容を考え、講演予定者のリストを作成します。
（事前に講演予定者の内諾を得ておきます。ただし、シンポジウム提案が採択されない可能性があることは講演予定者に伝えておく必要があります。）
次に、物理学会のホームページから「シンポジウム提案書」の様式をダウンロードし、記入します。
記入が終わったら、領域代表宛に送付します。領域からの提案として物理学会の「物性分科プログラム委員会」に提出するかどうかの最終判断は領域代表が行います。

（注）現行では、以下のような（明文化されていない）ルールに従って、「物性分科プログラム委員会」での採択の可否が決定されているので、これに従う必要があります。

同一の所属からの複数の発表者を含む提案は、見直しをする。
(実験と理論の組み合わせの場合には、同一の機関でも可とする。)
同一の研究機関でも、所属が異なれば、まあ許す。
同一の研究グループ (科研費など) に偏った提案も避ける。
合同シンポジウムは単独開催のものよりも優先する。

シンポジウムを企画しないことが決定している場合：
新任運営委員が招待講演の企画を立てるのが恒例になっています。（この場合、この企画が新任運営委員の初仕事となります。）運営委員は、個人の判断で招待候補者を選び(*)、直接招待講演を打診します（ただし、この段階では企画段階であり、実際に招待できるかどうかは「物性分科プログラム委員会」での審査結果によることを伝える必要がある。）運営委員が企画書（招待する趣旨に関する作文付き）を作成し、領域代表を通じて学会に送ります。審査にパスした場合学会から担当運営委員に連絡が入るので、招待講演予定者にそれを伝えるまでが運営委員の事務的な役目です。（以降は、物理学会が直接招待講演予定者とコンタクトをとることになります。）ただし、もし講演における特殊機器の使用希望などがあれば運営委員が確認しておき早めに学会に手配を依頼する、といった配慮をした方が事がスムーズに運びます（特に講演予定者が物理学会の会員でない場合）。

(*)採択基準についての明確なルールは無いようですが、「発表内容に関して物理学会が"お墨付き”を与えることになる」との考えもあるので、招待者の選定は慎重にすべきだとの意見があります。
シンポジウム・招待講演の終了後：
企画立案者は、物理学会に報告書を提出する必要があります。（学会終了後、物理学会から報告書の提出を求める連絡があります）。シンポジウムの報告書は、物理学会誌に「シンポジウム報告」という形で掲載されます。招待講演の報告書は、内部資料として物性分科プログラム委員会で利用され、外部には公開されません。報告書の仕様は以下の通りです。

領域番号
講演題目
講演者
提案者
報告

注）上記は、招待講演の報告書の仕様です。シンポジウムについてほぼ同様のはずですが、定かではありません。　

Q8. 「分科・領域ＷＥＢ」の管理はどのように行われるのでしょうか？

A8. 管理者は，各領域で２名立てます。領域１２では，領域代表と運営委員から一人ずつ出すことになっています。

以下の順にローテーションします。

領域代表:	生物物理	(2014 + 3n 年 4 月～ 2015 + 3n 年 3 月)
	ソフトマター物理	(2015 + 3n 年 4 月～ 2016 + 3n 年 3 月)
	化学物理	(2016 + 3n 年 4 月～ 2017 + 3n 年 3 月)
	...	( n = 0, 1, 2, 3, …)

Web担当領域運営委員:	化学物理	(2014 + 3n 年 10 月～ 2015 + 3n 年 9 月)
	生物物理	(2015 + 3n 年 10 月～ 2016 + 3n 年 9 月)
	ソフトマター物理	(2016 + 3n 年 10 月～ 2017 + 3n 年 9 月)
	...	( n = 0, 1, 2, 3, …)

最終更新日 2015 年 4 月 7 日

2005年3月28日メーリングリスト、HP管理担当者の部分のみ更新)
2006年11月1日 HP管理担当者の部分のみ更新)
2007年4月2日 HP管理担当者の部分のみ更新)
2008年8月27日 Q4を新設しQ1、Q3を一部改定、HP管理担当者の部分を更新)
2010年9月28日用語の更新 (世話人を領域運営委員に変更等)、Q3, Q4, Q8 を最新の情報に更新、HTML タグ等の一部変更)
2012年5月22日　合同セッションに関する注意をQ3に加筆。
2012年11月2日　Q3、Q4、Q8の内容をアップデート。
2013年12月6日　Q3、Q4、Q8の内容をアップデート。
2014年9月9日　Q１の内容をアップデート。Q3、Q4、Q8の表記を変更（+ 3n 表記）。Q４に学会２日目との表記を追加。
2015年4月7日　Q8の内容をアップデート。