領域運営委員マニュアル

2023年3月24日 領域 12 運営委員

Q1. 運営委員の仕事には何があるのでしょうか?

A1. 以下の通りです。

Q2. 「連絡責任者」とは、何をするのでしょうか?

A2. 主に、物理学会開催に関する学会からの連絡に領域運営委員を代表して応答する責任者です。また、プログラム編集において、全体スケジュールを立案し、他領域との調整の窓口となります。連絡責任者覚書に詳細が記載されております。4月と10月に、半年の任期を終えた代の運営委員から立候補により選出されます。

Q3. 「プログラム編集」とは具体的にどんなことをするのでしょうか?

A3. プログラム編集は学会自体が対面・オンライン開催のいずれでも、オンラインで実施します。講演申込み後、学会より運営委員全員に申込み講演リストが送られてきます。このリストの第1キーワードをもとに連絡責任者が各分科に分配するので、その分配されたリストをもとにキーワードを参考にセッション数と各セッションの講演順、座長の選出をおこないます。その後、セッションシートと呼ばれるファイルを連絡責任者に提出します。座長は、例えば、あるセッションの前半の座長候補は、そのセッションの後半の講演者や共著者になっているスタッフから選ぶというのが日程調整の面から良いです(大学院生は避ける)。学会からリストが送られてから約9日後がセッションシートの締め切りであり、他領域との日程調整も必要なため、スムーズにプログラム編集をする必要があります。

Q4. 「プログラム校正」とは具体的にどんなことをするのでしょうか?

A4. 1月及び7月に学会からから各運営委員に、編集会議に基づいて作成されたプログラムの第0版が送付されてきます。運営委員は担当部分の校正を行い、訂正箇所を連絡責任者に知らせます。

Q5. 「分科・領域WEB」の管理はどのように行われるのでしょうか?

A5. 管理者は,各領域で2名立てます。領域12では,領域代表と運営委員(各分科持ち回り)から一人ずつ出すことになっています。 2024年4月以降は、任期が後半となる3人の運営委員で協議の上、「連絡責任者」、「HP管理」、「書記」を分担することになり、機械的なローテンションは行わないことになりました。

Q6. 「シンポジウムや招待講演の積極的な企画」とはどういうことでしょうか?

A6. 過去の運営委員マニュアルやインフォーマルミーティングの議事録を見ると、運営委員がシンポジウムや招待講演の企画を仕事として行っていた時期がありました。運営委員はプログラム編成をする立場であるので一番企画しやすく、運営委員の任期中に領域でシンポジウム等が開催されることが、企画した運営委員当人にとっても領域にとっても有益なことであるので、現在でも運営委員にはシンポジウムや招待講演の積極的な企画を領域がお願いしています。 参考:本マニュアル更新時のインフォーマルミーティングの議事録


物理学会領域12 連絡責任者覚書

2022年度の連絡責任者の仕事を元に、連絡責任者についての覚書を記しました。この年度は9月に秋季大会(ハイブリッド開催)、3月に春季大会(オンライン)という特殊な年度であったため、年次大会ですることになっている学生優秀発表賞については情報が不足しています。

連絡責任者の用務

基本的に事務局か領域代表からの呼びかけで動きます。もし領域代表からのアクションが無い場合適宜リマインドをお願いします。

プログラム編集作業について

連絡責任者は以下の調整作業があります。10日間程度で完成する必要がある重要な仕事です。
更新履歴
2023年3月24日 全面的に書き直し、旧版を保存。
2024年3月26日改訂
2024年3月29日改訂
[最終更新日:2024年3月29日]